第１ 基本方針
当法人は、個人情報保護法（平成15年5月30日法律第57号）を遵守し、個人情報を本人の同意と理解のもとに保有し利用することが個人の権利を擁護し、当法人の信頼性を高め、個人情報の利用を通じた豊かな関係を構築するものであるとの認識のもと、この規則を定める。
第２ 個人情報の定義など
１ この規則における用語の基本的な定義は個人情報保護法の規定によるが、おおむね次の通りとする。
| （1） | 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、①氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人を識別できるものも含む）、②個人識別符号（生体認証情報、公的な番号（運転免許番号、健康保険番号など）をいう。 |
| （2） | 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物で、①特定の個人情報を電子計算機を用いて検索できるよう体系的に構成したもの、②その他特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したもので、政令で定めらえているものをいう。 |
| （3） | 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。 |
| （4） | 「保有個人データ」とは、個人データのうち、個人情報データベース等で6カ月以上保持されるものをいう。 |
| （5） | 「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報をいう。 |
２ 前項のほか、直接特定個人を識別することはできないが、他の情報と区分し同一の者に関する情報であることが特定される情報についても、個人情報に準じて取り扱うものとする。
第３ 個人情報の取得等
１ 個人情報の取得は、本人の同意と直接取得を原則とする。
２ 個人情報の取得は適正な手段で行う。
３ 要配慮個人情報の取得は、本人の自発的意思に基づく同意を原則とする。ただし、個人情報保護法の規定により本人同意なく取得できる場合であって、要配慮個人情報が取得できなければ当法人の活動に著しい支障を生じるため、やむを得ないときは取得することができる。
第４ 個人情報の利用
１ 新たに個人情報を取り扱う業務を行う場合は、あらかじめ個人情報の利用目的をできる限り特定する。
２ 保有する個人情報は、別表に定める利用目的により利用する。
３ 利用目的は公表するとともに、個人情報を取得する際に本人に通知をすることを原則とする。
４ 保有する個人情報の利用目的は、利用目的と関連する範囲内に限り行い、変更後は本人に通知および公表するものとする。
５ 個人情報は、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用しない。ただし、個人情報保護法の規定する場合であって、利用目的を超えて利用することがやむを得ないときを除く。
第５ 個人データの第三者提供
１ 個人データの第三者提供は、個人情報保護法に規定する場合であって、第三者提供を行うことが必要不可欠であるときを除く。
２ 個人データ以外の保有する個人情報及びそれに準ずるものとして第２の２で定めるものの第三者提供については、前項に準じで取り扱うよう努めるものとする。
第６ 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止および是正等
１ 個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんおよび漏洩を予防するために、適切な安全対策を実施する。
２ 個人データは、利用目的の達成のために必要な範囲で正確かつ最新のものとなるよう努めるものとする。
第７ 苦情および相談
１ 個人情報の取扱いに関する苦情、相談、問い合わせ等には誠実かつ迅速に対応するよう努める。
２ 苦情等は以下の窓口にて受け付ける。
特定非営利活動法人情報公開クリアリングハウス事務局
〒160-0008 東京都新宿区四谷三栄町14-7 芝本マンション403
TEL.03-5269-1846 FAX.03-5269-0944
E-mail icj@clearing-house.org
第８ 保有個人データの本人開示請求等
１ 当法人が保有する保有個人データの開示請求は次の方法で受け付ける
| 1） | 請求できる者：本人ないし代理人 |
| 2） | 請求方法：別に定める指定する書面に記載し、別に定める指定の本人確認情報などとともに当法人に持参、郵送による送付。 |
| 3） | 請求受付窓口：特定非営利活動法人情報公開クリアリングハウス事務局 〒160-0008 東京都新宿区四谷三栄町14-7 芝本マンション403 TEL.03-5269-1846 FAX.03-5269-0944 E-mail icj@clearing-house.org |
２ 当法人は本人開示請求を受けた場合、速やかに当該保有個人データの存否を確認するとともに、保有個人データが存在する場合は当該保有個人データの開示の適否について判断し、結果を通知するものとする。
３ 開示請求に応じない場合は個人情報保護法の規定による。
４ 開示請求により取得した保有個人データ及びその他の手段により当法人が保有していることが明らかな保有個人データについて、その内容が事実ではないときは訂正請求を、個人情報保護法の規定に違反して利用・取得がされているときは利用停止請求を行うことができる。
５ 保有個人データの訂正請求及び利用停止請求の手続は、本人開示請求手続に準じる
６ 当法人は、訂正請求及び利用停止請求があった場合は、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき必要な限度で保有個人データの内容の訂正等及び利用停止等を行うとともに、当該請求者に対してその結果を書面により通知するものとする。
７ 第４項に定める利用停止請求の要件を満たさないものの、当法人が保有する保有個人データの利用停止、削除等を希望する場合は、その旨を申し出ることができる。請求の手続きは開示請求手続に準ずる。
第９ 保有個人データを除く個人情報の本人開示等
１ 保有個人データを除く当法人が保有する個人情報について、本人開示を申し出ることができる。開示の申し出の手続は第８に定める手続に準ずる。
２ 保有個人データを除く当法人が保有する個人情報について、その利用の停止等を希望する場合であって、自ら利用停止等の手続が行えないときは、利用停止等を申し出ることができる。利用停止等の申し出の手続は第８に定める手続に準ずる。
３ 前２項に定める申出があった場合の当法人の対応は、第８の定めに準じて行う。
第10 その他
この規則の実施に必要な細則は、当法人の理事会により別に定める。
付則
本規則は2018年2月7日より施行する。
別表
