[意見・提案] 保存期間表の公表方法に関する申し入れ

　2017年12月に改正された行政文書管理ガイドラインを受けて、各行政機関の行政文書管理規則も改正され、4月より施行されました。この改正により、各行政機関の課室ごとに作成される保存期間表の公表が義務付けられました。

　しかし、ガイドライン改正を検討した公文書管理委員会での説明によると、保存期間表は全行政機関で約24,000件あるとされ、膨大な量が公表されることになります。課室ごとに作成されることから、従来から行政文書の保存期間は保存期間表をもとに設定されているのに加え、今回の改正により1年未満保存文書について、規則で例示されているもの以外は業務単位で保存期間表に定めることとされていることとなりました。

　公表された保存期間表を、どのように活用し適正な公文書管理を実現していくのかは、公表を受ける私たちの関心事であります。保存期間表は各省庁のホームページで一部すでに公表されていますが、公表フォーマットについて特に指定がされていないことから、「標準文書管理期間基準表の公表方法に関する申し入れ」を4月17日付で行いました。

　申し入れた内容は以下の点です。

1. 　各行政機関において公表される保存期間表は少なくとも保存期間表に掲載されている文書の分類、名称等が電子的に検索可能なフォーマットとすることを条件とすること
2. 　各行政機関に対し、約24,000件という分量を考慮し、保存期間表は可能な限りPDF以外の電子文書として公表することを推奨すること
3. 　現状として、保存期間表の公表が内閣府を含む各行政機関で進んでいない現状に照らし、公表を促進するとともに公表に当たって上記事項への対応を行うよう各行政機関に周知すること