【ブログ】公文書管理委員会の議事録が残念な件

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 最近、もろもろあるので仕方がないので公文書管理委員会の議事録をまじまじと読むことになり、いまさらながら気づいたのが、議事録が行政文書管理ガイドラインで示している「議事の記録」の定義を満たしていないということ。

 「議事の記録」とは、「開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者、発言内容」であると行政文書管理ガイドラインには書いてあります。こう書いてあると、普通は、議事録にこれらがすべて記載されている必要があると思うのですが、公文書管理委員会は「出席者」が議事録に記載されていない。1つの会議で議事概要と議事録が二つ作成されており、議事概要の方には出席した委員の姓が記載され、内閣府側は姓と肩書が記録されているので、議事録と議事概要の両方を見ると初めて、姓だけわかるという記録の作られ方。しかし、これだけだと委員がどういうバックグラウンドの人かまではわからないので、それを確認しようと思うと、会議資料には出席者は委員名簿が含まれていないので、まったく別のページに掲載されている委員名簿を見なければならない、という記録の作り方になっていました。

 あちこち見れば、「議事の記録」に含まれるべき事項は探せるのですが、これが「議事の記録」なのかと大いに脱力したのでした。しかも、7月の公文書管理委員会は出席した委員2名は一言も発言をしなかったので、議事録だけでは存在すら確認できないという(笑)

 ガイドラインを作ったのは公文書管理委員会なので、このままだと公文書管理委員会の議事録を見てこれでいいんだとあちこちで理解されて議事録つくられると困る、ということでさっそく内閣府公文書管理課に問い合わせました。ガイドラインには、「議事の記録」とは議事録にすべて記録されてなければならないとまでは明確に描いていないので、あちこち参照するとわかれば趣旨を満たすなんて説明がされるかなと思ったので、最初にこちらから「そういうことですか」とさっさと聞きましたよ。そうしたら、全体で分かれば良いということにはなるということ。やっぱり(笑)

 そこで次の質問。公文書管理委員会の議事録として、出席者が誰かの記載のないものでよいのかを聴いたところ、最終的には複数と参照しないとわからないのは望ましいとは言えないということに。当たり前ですよね。こちらからは、ガイドラインで「議事の記録」を定義した公文書管理委員会の議事録を参考に各機関で議事録つくられると困るんですけど、と話したところ、検討されることにはなったよう。8月の議事録がどういうものになっているのか、よく見てみましょう。

 それにしても、私も気づいていなかったので人のことはまったく言えませんが、誰もこれまで何も言わなかったのかと思うと、そっちの方に気が重くなったのでした。細かいことだけど、ちゃんとやっておくべきだと思うので、公文書管理委員会はもっと頑張りましょう、ということにしておこう。

 この一件があってすぐ、別の会議体の資料等を確認する必要があっていろいろ資料や議事録を見ていたところ、ここはもっとひどかった。議事録には出席者の姓だけは記載されているのですが、なじみのない会議体なので姓だけでは誰だかさっぱりわからない。そこで、会議体の委員名簿を探したら、会議に関するwebページのどこにも委員名簿が見つからない。こんな感じのところが、他にもたくさんありそう。この会議体は、さらに少し調べた上で問合せないととは思っていますが、こういうことに時間がとられるもの不本意。これくらいは、人に言われなくても本当はできるはずですよね、担当職員と委員の皆さん!と声を大にして言いたいよ、本当に(三木 由希子)
 

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